Désactiver les alertes
D’abord, limiter les distractions. Toutes ces sonneries et ces fenêtres qui apparaissent au coin de l’écran sont autant de stimuli qui empêchent de se concentrer, selon le chercheur Henry Mintzberg, professeur en management à l’Université McGill et sommité mondiale en science de la gestion. « Nous vérifions notre messagerie beaucoup trop souvent, que ce soit par curiosité ou parce que cette tâche nous paraît plus attrayante que, disons, finir notre comptabilité », dit-il. On se réserve donc deux ou trois moments dans la journée pendant lesquels on s’y consacre, pas plus.
Et s’il y avait une urgence? « Pour ça, il y a le téléphone! On ne devrait pas s’attendre à une réponse immédiate quand on envoie un courriel. Pour les questions pressantes, on doit communiquer de vive voix », insiste l’auteur de nombreux ouvrages de gestion et de planification stratégique.
Gérer les attentes
Les clients ou les supérieurs souhaitent qu’on leur réponde sur-le-champ? On peut toujours se donner un peu de temps en programmant des messages automatiques spécifiant l’heure à laquelle on sera disponible pour leur revenir. Toutefois, la formatrice en bureautique Louise McCaffrey estime qu’on a parfois tort de croire qu’une réponse immédiate est nécessaire. « Bien souvent, il s’agit d’une pression qu’on s’impose à soi-même. Pourquoi ne pas interroger clairement nos patrons ou clients à propos de leurs attentes? On pourrait être surpris », suggère la fondatrice de l’entreprise de coaching LMc Formation.
Trier immédiatement
Les moments que nous consacrons à la gestion de notre boîte de réception doivent être efficaces. Il faut déterminer tout de suite ce que nous ferons de chaque message, croit Louise McCaffrey. « Si on ouvre un courriel sans le traiter immédiatement, on devra, en mettant les choses au mieux, le lire une deuxième fois. Au pire, il se retrouvera au bas de notre liste et risquera d’être oublié », indique-t-elle. On a quatre options: le supprimer, le transférer à quelqu’un, y répondre à l’instant – à privilégier – ou bien le mettre en attente. Quand on doit le remettre à plus tard, on utilise le drapeau de suivi afin que le courriel soit converti en tâche dans notre messagerie.
Classer dans des dossiers
Une place pour chaque courriel et chaque courriel à sa place. On crée des dossiers dans la boîte de réception pour conserver les messages importants là où on les retrouvera facilement. Finie la pagaille! Une astuce de Louise McCaffrey: on nomme les dossiers qu’on utilise fréquemment en ajoutant un caractère spécial au début de leur titre, comme un astérisque ou un point d’exclamation. De cette façon, ils se placeront tout en haut de notre liste de classement plutôt que d’être dispersés.
Composer efficacement
Le courriel idéal, selon Louise McCaffrey? Un objet – obligatoire! – et un maximum de trois paragraphes contenant chacun deux ou trois phrases. « Un courriel n’est pas un roman. On va droit au but », fait-elle valoir. Être concis épargne du temps de rédaction, tout en donnant le bon exemple à ses interlocuteurs.
Maîtriser le « cc » et éviter les chaînes de réponses
Lorsqu’on est en copie conforme dans un courriel, c’est qu’on le reçoit uniquement à titre informatif. On n’a donc aucune action à accomplir. « Il faut encore moins répondre à tous! » insiste Louise McCaffrey. Ce bouton exige une grande prudence, car le moindre message peut se transformer en chaîne infinie et déranger des dizaines de personnes pendant toute une journée.
Quant à l’envoi en copie conforme invisible (cci), il indique que le destinataire du courriel ne saura pas qu’on l’a également eu.
Décrocher le téléphone
Lorsqu’un sujet exige de longues explications écrites ou de très nombreux échanges de courriels, il est préférable de se parler de vive voix. « Dans l’échelle d’efficacité des communications, une rencontre en personne sera toujours au sommet, puisqu’on est en mesure de voir les réactions de son interlocuteur », souligne Henry Mintzberg.
Vient ensuite le téléphone, qui permet tout de même de saisir des nuances dans l’intonation. Tout en bas, il y a le courriel. « À l’écrit, le risque de malentendu est très élevé », conclut-il.
